Trámites y gestiones: contratá un comisionista para resolverlos por vos

Hay trámites que parecen sencillos hasta que llega el momento de hacerlos.

Hay que trasladarse, buscar información, conseguir documentación, pedir un turno, hacer una presentación, retirar papeles, esperar, volver otro día o perder una mañana completa para resolver algo que, en teoría, debería llevar unos minutos.

Y mientras tanto, el trabajo espera, el negocio queda desatendido, los chicos tienen sus horarios, aparecen otras obligaciones y ese trámite que necesitabas resolver sigue pendiente.

Para muchas personas, el verdadero problema no es hacer el trámite.

El problema es tener que hacerlo personalmente.

Ahí es donde puede ayudarte un comisionista para trámites y gestiones.

Un comisionista puede encargarse de determinadas gestiones presenciales, retiros, presentaciones, compras, entregas y diligencias por cuenta de un cliente, siempre dentro de lo que legalmente pueda realizarse por terceros y de acuerdo con los requisitos de cada organismo o institución.

La ventaja es sencilla: vos delegás una tarea y recuperás tiempo para dedicarlo a lo que realmente necesitás hacer.

¿Qué son los trámites y gestiones por encargo?

Los trámites y gestiones por encargo consisten en contratar a una persona para que realice presencialmente una determinada tarea que el cliente necesita resolver.

Puede tratarse de retirar documentación, presentar papeles, realizar una gestión administrativa, buscar información, retirar un pedido, llevar documentación a un profesional o realizar otra diligencia concreta.

No todos los trámites pueden ser realizados por otra persona. Algunos requieren obligatoriamente la presencia del interesado, una identificación personal, una firma o determinadas condiciones.

Por eso, antes de aceptar una gestión, el comisionista debe verificar qué puede hacer en representación del cliente y qué documentación necesita.

Cuando la gestión puede delegarse, contratar a un comisionista puede evitarle al cliente desplazamientos, esperas y pérdida de tiempo.

¿Por qué contratar a un comisionista para hacer trámites?

La razón principal es el tiempo.

Y el tiempo que se pierde haciendo una gestión no siempre se recupera.

Pensá en una persona que trabaja durante toda la semana y necesita realizar un trámite presencial.

Tiene que:

Salir de su casa.

Viajar.

Buscar dónde debe dirigirse.

Esperar.

Realizar la gestión.

Volver.

Y posiblemente repetir el viaje porque faltaba un documento o porque no pudo completar el trámite.

Una gestión que parecía sencilla puede terminar ocupando varias horas.

Ahora imaginá que alguien puede encargarse de esa tarea por vos.

Ahí está el verdadero valor de contratar un comisionista: no comprás solamente una gestión; comprás tiempo.

El problema de perder una mañana haciendo un trámite

Este es uno de los principales puntos de dolor de quien necesita realizar una gestión.

No es solamente el viaje.

Es todo lo que queda pendiente mientras estás haciendo el trámite.

Una persona que trabaja por su cuenta puede perder una mañana de trabajo.

Un comerciante puede tener que cerrar o dejar a alguien atendiendo su negocio.

Un profesional puede abandonar momentáneamente su oficina.

Una empresa puede enviar a un empleado a realizar una tarea que no forma parte de su trabajo principal.

Y una persona que tiene obligaciones familiares puede tener enormes dificultades para encontrar el momento adecuado.

En muchos casos, el costo de hacer personalmente una gestión es mucho mayor que el precio de contratar a alguien para hacerla.

Trámites y gestiones para personas ocupadas

No hace falta ser una empresa para necesitar un comisionista.

Una persona particular puede necesitar ayuda simplemente porque no tiene tiempo.

Puede estar trabajando, viajando, cuidando a un familiar, realizando otra actividad o encontrarse temporalmente lejos del lugar donde debe realizarse la gestión.

En esas situaciones, contar con una persona que pueda encargarse de determinadas diligencias puede ser una solución práctica.

En lugar de reorganizar toda tu agenda alrededor de un trámite, podés consultar si esa gestión puede ser realizada por un comisionista.

Trámites y gestiones para empresas

Para las empresas, delegar determinadas tareas puede representar un ahorro todavía mayor.

Una empresa puede necesitar constantemente:

• Retirar documentación.
• Entregar documentación.
• Buscar mercadería.
• Realizar compras.
• Presentar determinados papeles.
• Retirar pedidos.
• Hacer gestiones presenciales.
• Llevar documentación a profesionales.
• Resolver diligencias fuera de la oficina.

Mandar a un empleado a realizar cada una de estas tareas tiene un costo.

El empleado deja momentáneamente sus funciones, utiliza tiempo laboral y debe trasladarse.

Un comisionista puede encargarse de determinadas tareas puntuales mientras el equipo de la empresa continúa trabajando.

La empresa mantiene a sus empleados concentrados en lo que realmente produce valor para el negocio.

¿Qué trámites puede hacer un comisionista?

No existe una lista universal porque cada trámite tiene sus propios requisitos.

Sin embargo, un comisionista puede realizar diferentes tipos de gestiones presenciales cuando el procedimiento permite que sean delegadas.

Entre ellas pueden encontrarse:

• Retiro de documentación.
• Entrega de documentación.
• Presentación de documentación cuando esté permitido.
• Retiro de pedidos.
• Compras por encargo.
• Gestiones administrativas.
• Diligencias para empresas.
• Gestiones para comercios.
• Gestiones para profesionales.
• Retiro de certificados o documentación cuando sea posible.
• Búsqueda y entrega de documentación.
• Seguimiento presencial de determinadas gestiones.
• Otras tareas que puedan realizarse legalmente por cuenta de terceros.

El servicio debe analizarse caso por caso.

Antes de contratar, es recomendable explicar exactamente qué necesitás hacer para que el comisionista pueda confirmar si puede realizar la gestión.

No sabés dónde hacer el trámite

Otro problema frecuente es no saber exactamente dónde hay que realizar una determinada gestión.

Una persona puede recibir una indicación, un documento o un requisito y no tener claro cuál es el siguiente paso.

Esto genera frustración.

Se busca información en Internet.

Se llaman teléfonos.

Se consultan páginas.

Se intenta conseguir un turno.

Y muchas veces la información encontrada está incompleta o no corresponde exactamente al caso.

Un comisionista con experiencia en gestiones puede ayudarte a determinar qué necesitás hacer y, cuando corresponda, encargarse de la parte presencial.

Eso sí: un comisionista responsable no debería prometer que puede resolver algo que depende exclusivamente de un organismo o de la decisión de un tercero.

La profesionalidad también consiste en decirle al cliente la verdad.

¿Tenés que viajar para hacer una gestión?

No siempre.

Y ahí aparece otra gran ventaja.

Quizás el trámite se encuentra en otra localidad o simplemente necesitás retirar algo en un lugar al que no podés acercarte.

Si la gestión puede delegarse, un comisionista puede realizarla por vos.

Esto puede resultar especialmente útil cuando necesitás:

• Retirar documentación.
• Buscar una compra.
• Entregar papeles.
• Retirar mercadería.
• Realizar una diligencia puntual.
• Coordinar un retiro y posterior entrega.

En lugar de desplazarte, podés contratar a alguien que se encargue.

Cuando una gestión requiere esperar

Hay gestiones que no solamente requieren trasladarse.

También requieren esperar.

Y la espera puede ser el verdadero problema.

Podés estar dos horas esperando para realizar una tarea que, una vez atendido, solamente lleva diez minutos.

Para una persona que trabaja, ese tiempo tiene un costo.

Para un comerciante, puede significar dejar el negocio desatendido.

Para una empresa, puede significar que un empleado permanezca fuera de su puesto durante buena parte del día.

Cuando la gestión permite ser delegada, contratar a un comisionista puede convertir ese tiempo perdido en tiempo productivo.

Trámites y gestiones para profesionales

Los profesionales también pueden beneficiarse de este servicio.

Abogados, contadores, escribanos, inmobiliarias, administradores y otros profesionales pueden necesitar realizar diferentes diligencias presenciales.

En lugar de interrumpir su jornada para realizar cada una personalmente, pueden delegar determinadas tareas.

Esto permite que el profesional continúe atendiendo clientes mientras el comisionista se ocupa de una gestión concreta.

Para un profesional independiente, ahorrar dos horas de trabajo puede tener un valor mucho mayor que el precio de una comisión.

Trámites y gestiones para comercios

Un comercio también puede necesitar hacer gestiones durante su jornada.

El problema es que alguien tiene que salir del local.

Y cuando sale el dueño, puede quedar el negocio sin atención.

Cuando sale un empleado, deja de realizar las tareas para las que fue contratado.

En estos casos, un comisionista puede funcionar como un apoyo externo.

Puede encargarse de determinadas diligencias mientras el comercio continúa funcionando.

Esto resulta especialmente interesante para pequeños negocios que no cuentan con personal dedicado exclusivamente a gestiones externas.

¿Cuánto cuesta contratar un comisionista para un trámite?

El precio depende de cada gestión.

No cuesta lo mismo realizar una diligencia rápida cerca del domicilio del cliente que hacer una gestión que requiere varios desplazamientos, espera, combustible o recorrer una distancia importante.

Al solicitar un presupuesto conviene informar:

Qué necesitás hacer.

Dónde hay que hacerlo.

Dónde debe retirarse o entregarse la documentación.

Si existen horarios específicos.

Si hay que esperar.

Si existen gastos adicionales.

Cuándo necesitás que esté terminado.

Con esa información, el comisionista puede calcular el costo del servicio.

En algunos casos también pueden existir gastos que deben ser abonados aparte, como tasas, entradas, estacionamiento, combustible, peajes o determinados costos propios del trámite.

Por eso siempre conviene pedir un presupuesto claro antes de comenzar.

¿Es seguro contratar a un comisionista?

La confianza es fundamental cuando una persona delega una gestión.

Por eso es importante contratar a un comisionista que pueda identificarse, que explique claramente qué servicio ofrece y que mantenga una comunicación responsable durante el trabajo.

En una gestión profesional, el cliente debería saber:

• Quién realizará la comisión.
• Qué tarea va a realizar.
• Qué documentación necesita.
• Cuánto cuesta el servicio.
• Qué gastos adicionales pueden existir.
• Cuándo se realizará.
• Cómo se informará el resultado.

La transparencia evita problemas.

Y una buena comunicación genera confianza.

¿Qué documentación tengo que entregar?

Depende completamente de la gestión.

No conviene entregar documentación sensible sin saber exactamente para qué será utilizada y quién la recibirá.

Antes de comenzar, el cliente y el comisionista deberían establecer claramente qué documentación es necesaria.

Si el trámite exige una autorización, poder, firma personal o presencia del interesado, el comisionista debe informarlo.

Un buen comisionista no improvisa con la documentación del cliente.

Primero verifica los requisitos y después acepta el trabajo.

Contratar un comisionista también es ahorrar estrés

Hay algo que muchas veces no aparece en el precio de una comisión:

el costo mental de tener un trámite pendiente.

Sabés que tenés que hacerlo.

Lo postergás.

Te acordás nuevamente.

Buscás información.

Pensás cuándo vas a tener tiempo.

Llegás al día elegido y aparece otra obligación.

Y el trámite continúa pendiente.

Ese pequeño problema empieza a ocupar espacio en tu cabeza.

Delegarlo puede significar mucho más que ahorrar tiempo.

Puede significar sacarte una preocupación de encima.

No dejes para mañana una gestión que podés delegar hoy

Cuando una gestión es importante, postergarla puede terminar generando más problemas.

Un documento puede tener una fecha límite.

Una compra puede necesitar ser retirada.

Una presentación puede tener un plazo.

Una empresa puede necesitar determinada documentación para continuar una operación.

Por eso, cuando sabés que no vas a poder ocuparte personalmente, lo mejor es averiguar cuanto antes si podés delegar la tarea.

Un comisionista puede ayudarte a resolver aquello que hoy estás postergando.

¿Cómo contratar un servicio de trámites y gestiones?

El proceso debería ser sencillo.

Primero explicás qué necesitás.

Después indicás dónde debe realizarse la gestión y qué plazo tenés.

El comisionista analiza si puede realizarla.

Te informa el precio y las condiciones.

Una vez aceptado el presupuesto, se coordina la comisión.

Durante la gestión puede mantenerse comunicación para informar avances o solicitar información adicional si fuera necesario.

Finalmente, se completa la tarea y se entrega o informa el resultado.

Simple, claro y sin vueltas.

Encontrá un comisionista para realizar tus trámites y gestiones

No todos los trámites requieren que pierdas una mañana.

No todas las gestiones necesitan que abandones tu trabajo.

No siempre tenés que viajar para retirar una documentación, buscar un pedido o realizar una diligencia.

Antes de reorganizar toda tu agenda para resolver algo presencialmente, preguntate:

¿Esto lo puedo delegar?

Si la respuesta es sí, un comisionista puede ahorrarte tiempo, desplazamientos, esperas y preocupaciones.

En Comisionistas en Red conectamos personas, comercios, profesionales y empresas con comisionistas que pueden realizar diferentes tipos de gestiones y diligencias.

Explicá qué necesitás resolver y buscá un comisionista que pueda ayudarte.

Porque tu tiempo también tiene un precio.

Y muchas veces, pagar una comisión cuesta menos que perder horas de trabajo, cerrar un negocio, viajar innecesariamente o dejar una obligación importante para otro día.

Preguntas frecuentes sobre trámites y gestiones